Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of anders diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
- Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
- De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van advisering, het opstellen van onderhandse akten of het afwikkelen van een nalatenschap waarbij geen notariële akte wordt opgesteld, heeft uitsluitend als doel om uw opdracht uit te kunnen voeren. Ons kantoor verwerkt alleen de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor dit specifieke doel. Persoonsgegevens worden niet op meer plaatsen bewaard en verwerkt dan noodzakelijk is voor dit doel.
- De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft uitsluitend als doel om op verzoek de echtheid van uw handtekening te kunnen bevestigen, waarbij uitsluitend de gegevens verwerkt worden die daarvoor noodzakelijk zijn.
- De verwerking van persoonsgegevens door middel van doorzending aan de KNB, Belastingdienst en/of registerhouders ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in een register heeft als doel kenbaarheid en is gebaard op een wettelijke verplichting.
Voor alle (overige) verwerkingen geldt dat ons notariskantoor zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat en deze vertrouwelijk behandelt. Wij honoreren alle rechten van cliënten en andere betrokkenen ten aanzien van de verwerking van diens persoonsgegevens.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van u zelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster en Kamer van Koophandel
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
- Hypotheekadviseur
- Schenker
- Testateur
- Accountant/Belastingadviseur
- Overige verwijzers
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)
- Belastingdienst
- Registerhouders, zoals Kadaster en Kamer van Koophandel
- Door u als cliënt ingeschakelde ketenpartners, zoals makelaars, hypotheekadviseurs en banken, indien u daarvoor toestemming hebt gegeven.
Bij koop/verkoop van een onroerend goed worden een concept van de leverings- en/of hypotheekakte(n) en de afrekening aan de bij het dossier betrokken makelaars en/of adviseurs en/of banken verstrekt. Op het bij die dossiers aan u te verzenden personaliaformulier wijzen wij hierop. Omdat op ons verzoek om akkoord ondertussen is gebleken dat wij dikwijls geen reactie krijgen gaan wij er nu zonder tegenbericht van uit dat u hiermee instemt.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat er aanwijzingen van misbruik zijn, neem dan contact met ons op.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan; wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevens bescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor, dan horen wij dit graag via de e-mail van u: info@roesendevries.nl